Veri İşleme Sözleşmesi

Son güncelleme: 2026-10-26

Bu Veri İşleme Sözleşmesi, SunCoach'u danışanlarıyla birlikte kullanan koçlar için geçerlidir. AB Genel Veri Koruma Tüzüğü'nün (GDPR) 28. maddesi ve İsviçre Federal Veri Koruma Kanunu'nun (revFADP) 9. maddesi uyarınca, bir koçun uygulamada yönettiği danışan verilerini SunCoach'un nasıl işlediğini düzenler. Her koç hesabı için Kullanım Koşullarımızın bir parçasıdır ve Gizlilik Politikamız ile birlikte geçerlidir; koç tarafından yönetilen veriler için bu sözleşme esas alınır.

1. Taraflar ve tanımlar

Bu sözleşme, Koç — SunCoach'un koç özelliklerini kullanan kişi veya işletme — ile SunCoach'un işletmecisi (SunCoach) arasındadır:

• Danışan: Koç'un SunCoach üzerinden koçluk yaptığı kişi; kendi uygulama hesabı olsun ya da yalnızca Koç'un oluşturduğu çevrimdışı bir kayıt olarak bulunsun.
• Çevrimdışı kayıt: Koç'un, uygulama hesabı olmayan bir kişi için kendisinin oluşturup doldurduğu danışan profili.
• Koç tarafından yönetilen veriler: Koç'un kendi işletmesi için girdiği, oluşturduğu veya SunCoach'a işlettiği kişisel veriler (bölüm 2).
• Kişisel veri, işleme, veri sorumlusu, veri işleyen, kişisel veri ihlali: GDPR madde 4 ve revFADP madde 5'teki tanımlarla.
• Alt işleyen: SunCoach'un koç tarafından yönetilen verileri işlemek için görevlendirdiği sağlayıcı (bölüm 5).

2. Roller

SunCoach, koç tarafından yönetilen veriler için Koç'un veri işleyeni, danışanların kendi hesaplarına girdikleri için ise bağımsız veri sorumlusudur. Uygulama hesabı olan bir danışan doğrudan SunCoach'a kaydolur, Gizlilik Politikası'nı kabul eder ve herhangi bir koç verilerini görmeden önce kayıtlı onay verir; Koç bu verileri daha sonra kendi koçluğu için, kendi başına bir veri sorumlusu olarak alır.

Koç, kendi işlemesi için hukuki bir dayanağa sahip olmaktan sorumludur; buna oluşturduğu çevrimdışı kayıtlarda sağlık verileri için açık rıza (GDPR madde 9(2)(a), revFADP madde 6(7)) da dahildir.

3. Konu, amaç ve veriler

SunCoach, Koç'un hesabı var olduğu sürece, Koç'un bir beslenme koçluğu işi yürütebilmesi için koç tarafından yönetilen verileri barındırır, saklar, gösterir ve analiz eder.

• İşlemenin niteliği: saklama, erişim, görüntüleme, yapılandırma, danışanın uygulamasına iletme, PDF oluşturma ve Koç istediğinde yapay zeka analizi (seans özetleri, yemek planları, rehberler).
• İlgili kişiler: Koç'un danışanları; uygulama hesabı olmayan kişiler (çevrimdışı kayıtlar) dahil.
• Veri kategorileri: ad, e-posta ve iletişim bilgileri; yaş, cinsiyet, boy, kilo; hedefler; öğünler ve beslenme kayıtları; alışkanlıklar; vücut ölçüleri; değerlendirme cevapları; seans tarihleri, notlar, ücretler ve ödemeler; fatura bilgileri.
• Özel nitelikli veriler: sağlık verileri (GDPR madde 9; hassas veriler, revFADP madde 5(c)); beslenme kısıtlamaları, hamilelik veya emzirme ve vücudun gelişim fotoğrafları dahil.
• Koç için asla işlenmeyenler: gelişim fotoğrafları hiçbir yapay zeka hizmetine gönderilmez; sohbet mesajları Coach AI'da veya seans özetlerinde kullanılmaz.
• Süre: bu sözleşmenin süresi (bölüm 10) ve bölüm 9'daki silme süreleri.

4. SunCoach'un yükümlülükleri

SunCoach, koç tarafından yönetilen verileri yalnızca Koç'un belgelenmiş talimatlarıyla işler; bu talimatlar bu sözleşme ve Koç'un uygulamayı kullanmasıdır.

1. Talimatlar. Başka hiçbir amaçla işleme yapılmaz. Bir talimat veri koruma mevzuatına aykırı görünürse SunCoach bunu Koç'a gecikmeden bildirir.
2. Gizlilik. Erişimi olan herkes gizlilik yükümlülüğü altındadır.
3. Güvenlik. Ek 1'deki tedbirler, süre boyunca en az bu düzeyde tutulur.
4. Alt işleyenler. Yalnızca bölüm 5'teki gibi; her biri bunlardan daha zayıf olmayan yükümlülüklerle bağlıdır.
5. Destek. İlgili kişi taleplerinde (bölüm 8), ihlal bildirimlerinde (bölüm 7) ve Koç'un ihtiyaç duyduğu veri koruma etki değerlendirmeleri veya ön danışmalarda yardım.
6. Silme veya iade, sona ermede bölüm 9'daki gibi.
7. Bilgi. GDPR madde 28'e uyumu göstermek için gereken her şey, bölüm 10'daki gibi.
8. Kayıtlar. Koçlar için yürütülen işleme faaliyetlerinin kaydı (GDPR madde 30(2), revFADP madde 12).

5. Alt işleyenler

Koç, aşağıdaki alt işleyenlere onay verir. SunCoach yeni bir alt işleyeni en az 30 gün önceden e-posta veya uygulama üzerinden bildirir; Koç bu süre içinde itiraz edebilir ve bir çözüm bulunamazsa bu sözleşmeyi sona erdirebilir.

RevenueCat ile uygulama mağazaları olarak Apple ve Google, danışan verilerini değil Koç'un kendi aboneliğini işler ve Gizlilik Politikası kapsamındadır. Open Food Facts bir alt işleyen değildir: yalnızca taranan barkod numarasını alır, asla kişisel veri almaz.

6. Yurt dışına aktarımlar

Veritabanı ve dosya depolama AB'de (İrlanda) barındırılır. Sunucu fonksiyonları, Supabase'in çağırana en yakın veri merkezinde çalışır. Bazı alt işleyenler Amerika Birleşik Devletleri'ndedir. Oraya yapılan her aktarım, sağlayıcı sertifikalıysa AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi'ne veya onun İsviçre-ABD uzantısına, aksi halde Avrupa Komisyonu'nun Standart Sözleşme Hükümleri'ne (İsviçre Federal Veri Koruma ve Kamuoyunu Bilgilendirme Görevlisi, FDPIC, tarafından tanınan) ve sağlayıcının ek tedbirlerine dayanır.

Koç, herhangi bir alt işleyen için güvencelerin bir kopyasını isteyebilir.

7. Kişisel veri ihlalleri

SunCoach, koç tarafından yönetilen verileri etkileyen her ihlali gereksiz gecikme olmaksızın ve öğrendikten sonra en geç 48 saat içinde Koç'a bildirir. Böylece Koç'a, bir denetim makamına 72 saat içinde yapacağı kendi bildirimi (GDPR madde 33) veya FDPIC'e "mümkün olan en kısa sürede" yapacağı bildirim (revFADP madde 24) için zaman kalır.

Bildirim, o an bilindiği kadarıyla şunları içerir: ne olduğu, hangi verilerin ve yaklaşık kaç kişinin etkilendiği, olası sonuçlar, SunCoach'un ne yaptığı ve ne önerdiği ve bir iletişim kişisi. SunCoach daha fazlasını öğrendikçe bildirimi tamamlar.

8. Danışanlardan gelen talepler

Koç, danışanlarının koç tarafından yönetilen verilerle ilgili taleplerini yanıtlar; SunCoach yardımcı olur. SunCoach'a ulaşan ancak Koç'un işlemesiyle ilgili olan bir talep, yanıtlanmadan 5 iş günü içinde Koç'a iletilir.

Taleplerin çoğunu Koç uygulama içinden karşılayabilir:

• Düzeltme: notlar, ölçüler, seanslar, değerlendirme ayarları ve çevrimdışı kayıtlar Koç tarafından düzenlenebilir.
• Silme: Koç notları, sayfaları, seansları, ölçüleri ve içindeki her şeyle birlikte bir çevrimdışı kaydı silebilir.
• İlişkinin sona ermesi: bir danışan bağlantıyı kopardığında, Koç'un kaydedilen verilerine erişimi hemen sona erer; gelişim fotoğrafları Koç için anında görünmez olur.

Uygulamada bunun için bir düğme olmadığında (örneğin bir danışanın koç tarafından yönetilen verilerinin tam dışa aktarımı), SunCoach talep üzerine 30 gün içinde ücretsiz sağlar.

9. Silme ve iade

Koç hesabını sildiğinde SunCoach, koç tarafından yönetilen verileri hemen siler: çevrimdışı kayıtlar ve içlerindeki her şey, dosyalarıyla birlikte notlar ve defter sayfaları, seanslar, paketler, faturalar, değerlendirme formları, şablonlar, kayıtlı cevaplar ve işletme logosu. Kendi hesabı olan danışanlar hesaplarını ve kaydettiklerini korur.

Silmeden önce Koç gelirlerini dışa aktarabilir (CSV veya PDF) ve uygulamanın oluşturduğu her PDF'i kaydedebilir. Silmeden önce yapılan talep üzerine SunCoach, koç tarafından yönetilen verileri 30 gün içinde makine tarafından okunabilir bir biçimde iade eder.

Sağlayıcıların yedeklerindeki kopyalar, bu yedeklerin saklama süresiyle birlikte sona erer. SunCoach yasal olarak saklaması gerekmeyen hiçbir şeyi tutmaz.

10. Denetim, sorumluluk, süre ve hukuk

• Bilgi ve denetimler. SunCoach, Koç'un işlemeyle ilgili yazılı sorularını 30 gün içinde yanıtlar ve alt işleyenlerinin izin verdiği ölçüde sertifikalarını ve raporlarını paylaşır. Yılda bir kez, 30 gün önceden bildirimle, masrafı Koç'a ait olmak üzere ve gizlilik altında yerinde denetim yapılabilir.
• Sorumluluk. Kullanım Koşulları'ndaki gibidir; GDPR madde 82'nin veya İsviçre hukukunun sınırlamaya izin vermediği haller hariç.
• Süre. Koç'un SunCoach'u bir danışanla ilk kez kullanmasından koç hesabının silinmesine kadar. Bölüm 7 ila 9, koç tarafından yönetilen veri kaldığı sürece geçerliliğini korur.
• Öncelik. Koç tarafından yönetilen veriler için bu sözleşme Kullanım Koşulları'na ve Gizlilik Politikası'na üstündür.
• Değişiklikler. SunCoach değişiklikleri en az 30 gün önceden e-posta veya uygulama üzerinden duyurur; bundan sonra kullanmaya devam etmek, yasa daha fazlasını gerektirmedikçe kabul anlamına gelir.
• Diller. Bu sözleşme İngilizce, Almanca, Türkçe ve İspanyolca olarak yayımlanır. Sürümler arasında farklılık olursa İngilizce sürüm esas alınır.
• Uygulanacak hukuk ve yetkili mahkeme. İsviçre hukuku. Koç'a başka bir yetkili mahkeme tanıyan zorunlu tüketici veya veri koruma kuralları saklı kalmak üzere, Winterthur (İsviçre) mahkemeleri.

Ek 1: Teknik ve idari tedbirler

2026-10-26 itibarıyla uygulanan tedbirler: